La Loi 25
et votre site
WordPress
La protection des données personnelles est un enjeu crucial pour toute entreprise opérant en ligne. Avec l’évolution constante des réglementations, telles que la LPRPDE du gouvernement canadien et la Loi 25 du gouvernement québécois, il est impératif de comprendre et d’appliquer ces lois pour assurer la conformité.
Dans un contexte où les standards et les lois, comme ceux sur l’accessibilité des sites webs discutés précédemment, se multiplient, cet article vise à explorer en profondeur les obligations légales des entreprises en matière de confidentialité des données. Il fournira également des conseils pratiques pour élaborer une politique de confidentialité robuste.
Nous détaillerons les éléments fondamentaux à inclure dans votre politique, ainsi que des outils pratiques pour intégrer efficacement cette dernière sur votre site WordPress. En suivant ces recommandations, vous serez en mesure de protéger les données de vos utilisateurs et de prévenir les risques de sanctions potentielles.
Résumé de l’article:
La LPRPDE et la Loi 25
La LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques) est une loi fédérale canadienne qui régit la collecte, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles dans le cadre d’activités commerciales. Cette loi est fondamentale pour assurer que les entreprises protègent les données personnelles de leurs clients de manière appropriée. En vertu de la LPRPDE, les entreprises doivent obtenir le consentement des individus avant de recueillir des informations personnelles, utiliser ces informations uniquement à des fins spécifiées, et prendre des mesures raisonnables pour protéger ces données contre les accès non autorisés.
La Loi 25 est une réforme majeure des lois québécoises sur la protection des renseignements personnels. Celle-ci introduit plusieurs nouvelles obligations pour les entreprises opérant au Québec. Un aspect clé de la Loi 25 est l’introduction de la notion de consentement clair et explicite, ainsi que l’obligation pour les entreprises de désigner un responsable de la protection des renseignements personnels. En outre, cette loi renforce les droits des individus en matière d’accès, de rectification et de suppression de leurs données personnelles.
La Loi 25 est déterminée comme étant essentiellement similaire à la LPRPDE. De ce fait, les entreprises opérant au Québec ou ciblant une clientèle québécoise sont exemptées de la LPRPDE et doivent plutôt se conformer à la Loi 25.
Les obligations de la Loi 25
La Loi 25 impose un ensemble de nouvelles obligations aux entreprises afin de mieux protéger les renseignements personnels des individus. Ces obligations touchent divers aspects de la gestion des données, allant de la collecte à la conservation, en passant par la sécurisation et la divulgation des informations. Voici un aperçu des principales obligations imposées par la Loi 25 :
Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels
Une personne au sein de l’entreprise doit être désignée comme responsable de la protection des renseignements personnels. La personne doit être une personne d’autorité, ou le rôle peut être délégué formellement. Les coordonnées de cette personne doivent être disponibles sur le site Web, préférablement dans la politique de confidentialité, afin que la personne puisse être contactée.
Tenir un registre des incidents de confidentialité
Les entreprises doivent tenir un registre détaillé de tous les incidents de confidentialité. Ce registre doit inclure une description complète de chaque incident, ses causes probables, et les mesures correctives prises pour éviter sa répétition. De plus, la Loi 25 oblige à notifier la Commission d’Accès à l’Information (CAI) et les personnes concernées si un incident présente un risque sérieux de préjudice. La loi ne précise pas de format spécifique pour ce registre, mais il devrait être exhaustif.
Définir une politique de confidentialité
Les entreprises doivent élaborer et diffuser une politique de confidentialité claire et détaillée. Cette politique doit expliquer de manière transparente quels renseignements personnels sont collectés et comment ils sont utilisés, conservés et protégés. Les objectifs et raisons de ces collectes de données doivent aussi être clairement stipulées ainsi que la manière dont ces informations seront utilisées. Enfin, les mesures de sécurité mises en place pour garantir la protection de ces données doivent aussi y être inscrites.
Obtenir le consentement explicite des utilisateurs
Les entreprises doivent s’assurer que le consentement des utilisateurs pour la collecte et le traitement de leurs renseignements personnels soit éclairé et explicite. Ce consentement doit être obtenu avant la collecte des données et ne doit pas être implicite ou présumé. Ils doivent également avoir la possibilité de retirer leur consentement à tout moment, et cette option doit être facilement accessible.
Plus exactement, il est question d’une bannière ou d’un pop-up demandant à l’utilisateur d’accepter ou de refuser la récupération de ses données personnelles à travers les divers outils de suivi et de pistage contenus sur le site, incluant les cookies. Une bannière indiquant simplement la présence de ces cookies n’est pas suffisante, puisque le consentement est alors implicite. Les utilisateurs doivent être en mesure de choisir s’ils acceptent l’utilisation des ces outils ou non et doivent être en mesure de retirer ce consentement à tout moment.
Nous explorerons plus en détail les outils disponibles pour ajouter une bannière de consentement des cookies à votre site WordPress plus loin dans cet article.
Supprimer les informations lorsqu’elles ne sont plus utilisées
Les données des utilisateurs doivent être supprimées ou anonymisées une fois que l’objectif de la collecte de celles-ci est atteint. Cela inclut également la suppression des données des utilisateurs qui ont retiré leur consentement pour l’utilisation de leurs renseignements personnels.
Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, ou EFVP, est une étape cruciale pour s’assurer que les pratiques de collecte et de traitement des données respectent les exigences légales et éthiques. Cette évaluation permet d’identifier les risques potentiels liés à la protection des données personnelles et de mettre en place des mesures pour atténuer ces risques. Dans le cadre de l’utilisation des données des utilisateurs à l’extérieur du Québec, cette évaluation est obligatoire.
Pour soutenir les organisations, la Commission d’accès à l’information a publié un guide pour les accompagner dans la réalisation de leur EFVP. Il est recommandé de suivre ce guide et de documenter toutes les étapes du processus afin de démontrer la conformité aux exigences en matière de vie privée.
À partir de septembre 2024: Assurer la portabilité des données
À partir de septembre 2024, un alinéa sera ajouté à la loi afin d’assurer la portabilité de leurs données, c’est-à-dire que les utilisateurs pourront demander à avoir accès aux données qu’ils ont fournies à une organisation et de les télécharger pour son propre usage. Ce droit à la portabilité des données permettra aux utilisateurs de mieux contrôler leurs informations personnelles et de les transférer plus facilement d’une organisation à une autre. Les organisations devront donc mettre en place des procédures pour répondre à ces demandes dans un délai raisonnable et dans un format structuré et couramment utilisé.
En résumé, la LPRPDE et la Loi 25 constituent des cadres réglementaires essentiels pour la protection des données personnelles. Elles imposent aux organisations des obligations rigoureuses en matière de transparence, de sécurité et de respect des droits des individus. En se conformant à ces lois, les entreprises peuvent non seulement éviter des sanctions sévères, mais aussi renforcer la confiance des utilisateurs dans leurs pratiques de gestion des données.
Se conformer à la Loi 25 sur un site WordPress: les outils disponibles
Se conformer à la Loi 25 sur un site WordPress est possible grâce à de nombreux outils simplifiant ce processus. Ces outils permettent aux administrateurs de mieux gérer les données personnelles tout en assurant la conformité légale. En utilisant ces ressources, les administrateurs de sites WordPress peuvent protéger les informations de leurs utilisateurs et instaurer un climat de confiance et de transparence.
La politique de confidentialité
Chez l’Agence Chocolat, nous ne sommes pas des conseillers légaux, et il est important de souligner que la création d’une politique de confidentialité devrait idéalement être confiée à des spécialistes en droit de la protection des données. Ces experts sont mieux équipés pour rédiger des documents qui respectent les exigences légales et les meilleures pratiques en matière de gestion des données personnelles.
Ceci étant dit, il existe des outils en ligne permettant de rédiger automatiquement une politique de confidentialité contenant toutes les informations nécessaires pour se conformer à la Loi 25. Le site Web politiquedeconfidentialite.ca permet de rédiger rapidement une politique de confidentialité en remplissant un simple formulaire. Le texte résultant vous sera ensuite fourni en format HTML et dans un format directement copiable.
Il convient également de noter que la page de politique de confidentialité peut être configurée sur le site WordPress (Réglages > Confidentialité). En déclarant cette page comme telle dans l’administration de WordPress, elle sera automatiquement référencée et les extensions pertinentes seront informées qu’il s’agit bien de la page de politique de confidentialité. Un guide de rédaction de politique de confidentialité est également disponible dans l’ongle « Guide de politique » de cette même page de configuration.
La bannière de consentement
La bannière de consentement joue un rôle crucial dans la collecte et l’utilisation des données personnelles sur votre site Web. Conformément à la Loi 25, il est impératif d’obtenir le consentement explicite des utilisateurs avant de collecter leurs données. Cette bannière doit être clairement visible dès l’arrivée sur le site, et elle doit contenir des informations transparentes sur l’usage des cookies et autres technologies de suivi.
Pour installer une bannière de consentement efficace sur un site WordPress, plusieurs extensions sont disponibles.
Complianz – GDPR/CCPA Cookie Consent est une extension gratuite et très complète qui permet d’ajouter un popup dans le coin de la fenêtre du site web permettant à l’utilisateur d’accepter ou refuser les cookies sur le site. Ce popup affiche également des liens rapides vers votre page de politique de confidentialité ainsi qu’une page de politique de cookie qui peut optionnellement être générée par Complianz.
Complianz est configurable à partir d’un assistant qui vous guide étape par étape dans le processus de mise en conformité avec la réglementation. Il peut être configuré pour un site Web ciblant spécifiquement une clientèle québécoise et est adapté à la Loi 25.
À notre avis, son seul inconvénient est qu’il s’affiche uniquement sous forme de popup dans le coin de la fenêtre. Bien que le popup ne soit pas inesthétique et que son apparence puisse être personnalisée, les autres plugins mentionnés ci-dessous permettent d’afficher le formulaire de consentement également sous forme de bannière pleine largeur.
Complianz dans le répertoire d’extensions WordPress
CookieYes est une autre extension qui permet d’ajouter un formulaire de consentement des cookies sur les pages du site. Contrairement à Complianz, la configuration de l’extension se fait sur une application Web externe au site. Cela nécessite la création d’un compte, qui peut devenir payant en fonction du nombre de pages vues sur le site Web chaque mois.
Un compte gratuit sur CookieYes cible uniquement une clientèle mondiale en se basant sur la réglementation du RGPD (Règlement général sur la protection des données), principalement applicable en Europe. Par contre, son tableau de bord cite spécifiquement la LPRPDE et la Loi 25 comme étant couvertes par cette configuration.
Également, tel que mentionné plus haut, le formulaire de consentement de CookieYes peut être affiché sous forme de popup placé dans le coin de la fenêtre ainsi que sous forme de bannière pleine largeur.
CookieYes dans le répertoire d’extensions WordPress
Finalement, Cookie Notice & Compliance for GDPR / CCPA se place un peu comme un compromis entre Complianz et CookieYes. Il peut être configuré directement dans le tableau de bord de WordPress et offrira alors un formulaire de consentement de base présenté sous la forme d’une élégante bannière pleine largeur. Tout comme CookieYes, il est également possible de connecter l’extension à une application web externe qui offre des options de configuration plus avancées.
Ce module permet de cibler principalement la réglementation RGPD et celle du CCPA, applicable à l’État de Californie. Cependant, la LPRPDE est également mentionnée parmi les réglementations couvertes dans la documentation de l’extension.
Cookie Notice & Compliance dans le répertoire d’extensions WordPress
En conclusion
En conclusion, bien choisir votre module de gestion de consentement pour les cookies est crucial pour assurer la conformité de votre site Web à la Loi 25 et la LPRPDE. Chaque option présentée – Complianz, CookieYes, et Cookie Notice & Compliance for GDPR / CCPA – a ses propres avantages et fonctionnalités adaptés à divers besoins. Pour garantir le respect de toutes ces exigences légales, nous vous recommandons fortement de faire appel à des experts. Contactez dès aujourd’hui l’Agence Chocolat pour faire construire un site Web en parfaite conformité avec la Loi 25 et autres réglementations significatives. Votre tranquillité d’esprit et celle de vos utilisateurs sont à portée de main avec nos services professionnels.
